Quando un utente sceglie di spostare il proprio account da un provider a un altro si trova davanti ad un'operazione molto delicata: recuperare le e-mail presenti sul server del provider.

Il primo passo che l'utente dovrà effettuare per portare a termine lo spostamento sarà configurare la casella di posta nel proprio client mail e scaricare tutta la posta elettronica sul proprio PC. 
Fatto ciò dovrà creare una nuova directory "locale", dove copiare tutte le email. Nel caso in cui l'utente decida di utilizzare Thunderbird, ad esempio, dovrà scegliere la directory "Local Folders" e selezionare "New Folder". La cartella "New folder", nell'esempio che andremo a descrivere, sarà chiamata "Saved".

Da "Inbox" l'utente dovrà selezionare tutte le email, con il tasto destro, scegliere "Copy To" e selezionare "Local Folders" -> "SAVED". Il client, così, copierà automaticamente tutte le email nella directory locale.

Una volta trasferito il dominio sul nuovo provider, quando l'utente andrà ad aggiornare le impostazioni dell'account e-mail, esso si presenterà vuoto. Con la procedura inversa, l'utente potrà copiare le email dalla propria directory locale "Saved" nella posta in arrivo della casella email appena configurata, in modo che queste vengano caricate nel server (utilizzando il protocollo IMAP). La procedura è valida sia per la posta in arrivo che per la posta inviata, le bozze o eventuali directories create presso il vecchio provider.

E' possibile utilizzare per la sincronizzazione delle email tra due server anche strumenti più professionali, quali ImapSync, ad esempio, utilizzabile solo nel caso in cui il servizio IMAP sia attivo su entrambi entrambi i server di origine e destinazione.