Entrambi i protocolli IMAP e POP3 permettono a un client di gestire la posta sul proprio PC. Esiste, però, più di una differenza tra POP e IMAP.

POP3
Utilizzando un account con il protocollo POP3 i messaggi di posta elettronica sono scaricati dal server e salvati in locale mentre utilizzando il protocollo IMAP (o IMAP4) i messaggi di posta elettronica restano sul server che li gestisce. La porta standard per il protocollo POP3 è la 110 (o 995 per SSL) e permette ad un client di posta di scaricare tutti i messaggi sul PC in locale, cancellando (configurazione di default) così la posta dal server.

Questo protocollo garantisce all'utente alcuni vantaggi, come, ad esempio, la possibilità di lasciare copia dei messaggi della posta in arrivo sul server, la necessità di connessione solo per la ricezione e invio dei messaggi e il risparmio di spazio sul server.

Allo stesso tempo comporta, però, alcuni svantaggi, come nel caso in cui il software di posta connettendosi al server effettui il download di tutti i messaggi. Con questo protocollo non ci sarà un dispendio di spazio sul server (o sul proprio piano hosting), visto che tutte le email verranno scaricate, ma le e-mail non potranno essere lette da un secondo client di posta o da un altro PC, in quanto non saranno più disponibili sul server di posta.

IMAP
Il protocollo IMAP utilizza una connessione sulla porta 143 (o 993 in caso di connessione sicura tramite SSL). I messaggi sono salvati sul server e possono essere consultati anche da più dispositivi (smartphone, tablet, Pc ecc.), scaricando inizialmente solo le intestazioni dei messaggi e procedendo, in seguito, con il download dei soli messaggi che si decide di scaricare. È inoltre possibile effettuare connessioni multiple alla stessa casella email da parte di più utenti. L'uso di questo protocollo comporta, però, il rischio di superare la quota massima di spazio web previsto per le caselle di posta.

La versione avanzata del protocollo IMAP è IMAP4, creato appositamente per poter gestire la posta elettronica da remoto. Si tratta di una soluzione adatta per aziende e professionisti che necessitano di una serie di strumenti e di funzioni sempre più sofisticate.

Consigliamo l'uso del protocollo IMAP rispetto a quello del protocollo POP3 in quanto, funzionando come un cloud storage, permette all'utente di consultare le proprie e-mail su diversi computer, condividere con più utenti una casella di posta comune e creare cartelle e sottocartelle direttamente sul server.